לקוח ביקש מכם מסמך מסודר לפני התשלום, אבל עדיין לא הגיע הזמן להפיק חשבונית מס? כאן נכנסת לתמונה חשבונית פרופורמה. זהו מסמך מקדים שמציג את פרטי העסקה, המחיר ותנאי התשלום, בלי להיחשב לחשבונית מס שמאפשרת קיזוז מע"מ. המסמך נפוץ בעבודה מול חברות, מוסדות ולקוחות מחו"ל, אבל חשוב להבין מה הוא כן עושה, מה הוא לא מחליף ואיזה מסמך צריך להפיק לאחר קבלת התשלום. המשיכו לקרוא ובואו נעשה סדר בין המושגים.
מהי חשבונית פרופורמה?
חשבונית פרופורמה היא מסמך שהעסק שולח ללקוח לפני השלמת העסקה או לפני הפקת המסמכים החשבונאיים הרשמיים. היא יכולה להיראות כמו חשבונית רגילה ולכלול את שם העסק, פרטי הלקוח, פירוט המוצרים או השירותים, המחיר ותנאי התשלום.
עם זאת, היא אינה חשבונית מס, ולכן הלקוח לא יכול להשתמש בה כדי לקזז מע"מ תשומות. גם אין לכלול אותה בדיווח למע"מ כאילו הייתה חשבונית מס. הדיווח התקופתי כולל עסקאות וחשבוניות מס שהעסק היה חייב להוציא בתקופת הדיווח.
האם חשבונית פרופורמה וחשבונית עסקה הן אותו דבר?
לא בהכרח. בעסקים רבים משתמשים במונחים בצורה דומה, אך מבחינה מקצועית כדאי להבחין ביניהם.
חשבונית עסקה היא מסמך חשבונאי מוכר שמתעד דרישת תשלום או עסקה. היא אינה חשבונית מס, ולכן לא ניתן לבצע באמצעותה קיזוז מע״מ מול רשויות המס. חשבונית פרופורמה היא בדרך כלל מסמך מסחרי מקדים, שמשמש להצגת תנאי העסקה לפני שהיא הושלמה.
בפועל, תוכנות שונות עשויות להשתמש בשמות אחרים לאותו מסמך. לכן חשוב לבדוק לא רק את הכותרת, אלא גם מה המסמך כולל וכיצד תוכנת הנהלת החשבונות מתייחסת אליו.
מתי משתמשים בחשבונית פרופורמה?
לפני קבלת מקדמה או תשלום
אחד השימושים הנפוצים הוא שליחת דרישת תשלום מסודרת לפני תחילת העבודה. למשל, מעצב, יועץ או ספק יכול לשלוח פרופורמה עם סכום המקדמה, פרטי החשבון ותנאי העסקה.
לאחר קבלת התשלום יש להפיק את המסמך החשבונאי המתאים למעמד העסק ולמועד החיוב, כמו קבלה, חשבונית מס או חשבונית מס־קבלה. לא בכל מקרה מחכים עד לסיום העבודה, ולכן כדאי לפעול לפי הנחיות רואה החשבון או יועץ המס של העסק.
עבודה מול חברות ומחלקות רכש
חברות גדולות, מוסדות וארגונים ציבוריים זקוקים לעיתים למסמך מסודר כדי לפתוח הזמנה, לאשר תקציב או להעביר את הבקשה למחלקת הכספים.
במקרה כזה, הפרופורמה מאפשרת ללקוח להתחיל את התהליך הפנימי בלי שהעסק יפיק מוקדם מדי חשבונית מס.
עסקאות ייצוא וסחר בינלאומי
בעסקאות בינלאומיות, פרופורמה יכולה לשמש את הקונה לבדיקת עלויות, להסדרת מימון, להוצאת רישיון יבוא או לטיפול מול המכס.
במסמך כזה נהוג לכלול מידע מפורט יותר, כמו ארץ המקור, מטבע העסקה, תנאי המשלוח, כמות הסחורה, משקל ותיאור מלא של המוצרים.
אישור התנאים לפני ביצוע העסקה
הפרופורמה יכולה לעזור לשני הצדדים לוודא שהם מסכימים על המחיר, הכמות, לוח הזמנים ותנאי התשלום לפני שמתחילים.
עם זאת, היא אינה בהכרח תחליף להצעת מחיר, להזמנת עבודה או לחוזה. השאלה אם המסמך יוצר התחייבות משפטית תלויה בתוכן שלו, בהתנהלות הצדדים ובהסכמות ביניהם.
מה ההבדל בין פרופורמה לחשבונית מס?
חשבונית מס היא מסמך רשמי שמפיק עוסק מורשה או חברה, וניתן להשתמש בה לצורכי דיווח ולקיזוז מע"מ בהתאם לדין. חשבונית פרופורמה אינה ממלאת את התפקיד הזה.
מי שלומד במסגרת קורס הנהלת חשבונות מכיר בדרך כלל את ההבדלים בין פרופורמה, חשבונית עסקה, חשבונית מס וקבלה, אבל גם בעלי עסקים צריכים להבין איזה מסמך מתאים לכל שלב בעסקה.
הבדל נוסף הוא שחשבונית מס מקבלת מספר סידורי כחלק ממערכת המסמכים של העסק. פרופורמה יכולה לקבל מספר פנימי לצורכי מעקב, אך חשוב שהמספור שלה יהיה נפרד ולא ייצור רושם שמדובר בחשבונית מס.
מה צריך להופיע בחשבונית פרופורמה?
אין תבנית אחת שמתאימה לכל עסק, אבל מומלץ לכלול:
- שם העסק, מספר העוסק ופרטי התקשרות
- שם הלקוח וכתובתו
- תאריך הפקת המסמך
- מספר פרופורמה פנימי
- תיאור ברור של המוצר או השירות
- כמות ומחיר
- מע"מ, כאשר הוא רלוונטי, לצורך הצגת החישוב בלבד
- הסכום הכולל לתשלום
- תנאי ואמצעי התשלום
- מועד אחרון לתשלום או תוקף ההצעה
- הערה ברורה שהמסמך אינו חשבונית מס
אם מדובר בלקוח מחו"ל, כדאי לציין גם את המטבע, תנאי המשלוח ופרטים נוספים שנדרשים בעסקה.
איך מפיקים חשבונית פרופורמה?
באמצעות מערכת דיגיטלית
הדרך הנוחה ביותר היא להשתמש במערכת להפקת מסמכים עסקיים. כבר בשלב של פתיחת עסק, כדאי לבחור מערכת מסודרת שתאפשר להפיק פרופורמה, חשבונית עסקה, קבלה וחשבונית מס בהתאם לצורך.
כך אפשר לשמור את פרטי הלקוחות, להעתיק מסמכים קודמים ולעקוב אחר סטטוס התשלום. מערכת מסודרת גם מצמצמת את הסיכון לבלבל בין סוגי המסמכים השונים.
באמצעות Word או Excel
אפשר גם להכין מסמך ידני, במיוחד אם העסק שולח פרופורמות לעיתים רחוקות. במקרה כזה, חשוב לשמור על פורמט קבוע, להשתמש במספור פנימי ולציין בצורה בולטת שלא מדובר בחשבונית מס.
לאחר קבלת התשלום יש להפיק את המסמך המתאים בתוכנת הנהלת החשבונות ולא להסתפק בפרופורמה.
טעויות שכדאי להימנע מהן
הטעות הנפוצה ביותר היא להתייחס לפרופורמה כאל מסמך המס הסופי של העסקה. היא אינה מחליפה חשבונית מס או קבלה כאשר קיימת חובה להפיק אותן.
טעות נוספת היא לכתוב שהמסמך אינו מחייב את הצדדים בכל מצב. גם מסמך שאינו חשבונית מס עשוי לשמש ראיה להסכמות על המחיר או על תנאי העסקה.
כדאי גם להימנע משליחת מסמך ללא תוקף. אם המחירים או תנאי האספקה משתנים, תאריך תוקף מונע ויכוחים בהמשך.
שאלות נפוצות
האם עוסק פטור יכול להפיק פרופורמה?
כן. עוסק פטור יכול לשלוח פרופורמה או דרישת תשלום, אך אינו רשאי להפיק חשבונית מס. לאחר קבלת תשלום עליו להפיק קבלה בהתאם לכללים החלים עליו.
האם מדווחים על פרופורמה למע"מ?
לא כחשבונית מס. הדיווח נעשה בהתאם לעסקה ולמסמכים הרשמיים שהעסק חייב להפיק.
האם אפשר לקבל תשלום על סמך פרופורמה?
כן. היא יכולה לשמש כדרישת תשלום, אך לאחר קבלת הכסף צריך להפיק את המסמך החשבונאי המתאים.
האם פרופורמה מחליפה הצעת מחיר?
לא תמיד. הצעת מחיר מתאימה לשלב שבו הלקוח עדיין שוקל את ההצעה, ואילו פרופורמה נפוצה כאשר התנאים כבר סוכמו ונדרש מסמך לתשלום או לאישור פנימי.
כמה זמן המסמך בתוקף?
אין תקופה אחידה. העסק יכול לקבוע תוקף שמתאים לעסקה, למשל 14 או 30 יום.
לסיכום
חשבונית פרופורמה היא כלי נוח להצגת פרטי עסקה ולבקשת תשלום לפני הפקת המסמך החשבונאי הרשמי. היא שימושית מול לקוחות עסקיים, מוסדות ולקוחות בחו"ל, אבל אינה מחליפה חשבונית מס או קבלה. כדי להשתמש בה נכון, הקפידו להציג את פרטי העסקה בצורה ברורה, לציין שהיא אינה חשבונית מס ולהפיק לאחר התשלום את המסמך המתאים. בכל ספק לגבי מועד החיוב או סוג המסמך, מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון או יועץ מס.
המידע במאמר הוא כללי בלבד ואינו מהווה ייעוץ חשבונאי, משפטי או ייעוץ מס.
